ניירת ובירוקרטיה. זה לרוב מה שעולה לנו בראש כשמדברים איתנו על טפסים, קבלות, דו"חות ועוד כל מיני מילים מפחידות מעולם הארגונים הגדולים.
זה אולי נשמע מפתיע, אבל בירוקרטיה היא כבר לא מילה גסה.
כיום יש מערכות חדשניות שיכולות להנפיק מסמכי בקלות, על סמך הנתונים שכבר קיימים במערכת הארגון. הפקת מסמכים דיגיטליים – גם ירוק וגם יעיל!
מה זו הטכנולוגיה?
מערכת הפקת מסמכים היא תוכנה שביכולתה ללכוד נתונים ממערכות מחשב המותקנות במחשבי הארגונים השונים. לצורך העניין – אם אתם אנשי IT בארגון גדול ואתם משתמשים במערכת CMS במחשבים שלכם – מערכת הפקת מסמכים תדע להוציא את נתונים הרלוונטיים בהתאם לטופס שאותו אתם רוצים לייצר.
סדר ארגוני
בגלל שייכות התוכנה הזו לשרתים, כל מסמכי הארגון שמונפקים דרכה זוכים לגיבוי אוטומטי בשרתי התוכנה וגם היכן שתחפצו לשמור אותם. מערכת להפקת מסמכים מאפשרת לארגונים גדולים וקטנים באחד לייעל את שיטת התיוק שלהם ולעבור מסידור אנלוגי לדיגיטלי. אם הארגון רוצה לשמור גם על עותקים אנלוגיים – אפשר בקלות לשלוח את המסמכים המונפקים להדפסה ולקטלגם בסדר המבוקש.
B2B
שימוש במערכת להנפקת מסמכים תעזור לכם לשמור על נראות, סדר ואסתטיות במהלך העבודה של הארגון שלכם מול עסקים שונים. שמירה על ממשק עסקי תקין, ברור וקריא היא חשוב המאוד במיוחד בשוק התחרותי של היום, ומערכות כמו זו, שמסייעות בסידור המידע ויצירת טופס PDF קריא, ברור שלא משאיר מקום לטעויות, תעזור לכם בזאת יותר מכל יועץ ארגוני או מעצב גרפי.
טכנולוגיה ירוקה
היום יותר מתמיד, החובה להיות חסכוניים וכמה שפחות מזהמים הפכה להיות חרוטה על דגלם של ארגונים רבים. ארגון שמקפיד על תקנות איכות הסביבה, מה שנקרא "ירוק", הופך להיות עסק מבוקש לעבודה מולו בגלל מגמתיות זו. בזכות פעולות כמו התקנת מערכת להנפקת מסמכים, השימוש בנייר יורד, תהליכי הנפקת קבלות ומסמכים מתקצרים, נחסך כוח אדם ובשורה התחתונה – מצטמצמת חותמת הפחמן הדו חמצנית שהארגון משאיר!
ידע פנים ארגוני
מעבר להנפקת מסמכים קריאה וברורה ללקוחות, מערכת כזו יכולה לסייע מאוד בהעברת הידע הפנים ארגוני בצורה ברורה ונוחה ללימוד. בגלל יכולותיה של מערכת זו לדלות נתונים ולהפיק טופס לפי פורמט, נתונים ובתופסת של גרפים ועיצוב נוח – הנחלת הידע נהיית קלה מאוד. יותר ויותר ארגונים דוגלים בהדרכה פנים ארגונית איכותית ככל האפשר מתוך עקרון שרידות הארגון והעצמת העובדים. מערכות אלו יתרמו לעובדים הרבה מעבר למה שהם רואים בהתחלה. קבצים אלו שמרכזים בתוכם מלל ונתונים על בסיס מערכות המידע של הארגון יכולות להראות כמו חומר קריאה משעמם. בטווח הרחוק – הם יקלטו את הנתונים והמידע בצורה הרבה יותר ברורה ואיכותית מלעלעל במערכות המידע או לקבל הדרכה עם חומרי קריאה עמוסי נתונים.
